Ninguém troca de programa a meio de um exercício por fé.
Por isso não pedimos que o faça. Traz-se o que já tem, correm-se os dois em paralelo durante um trimestre e só se muda a sério quando os saldos baterem ao cêntimo — do lado de lá e do lado de cá.
Quatro passos, e o terceiro é o que importa.
Trazer o cadastro
As frações com as permilagens e os titulares. Aceita-se Excel, CSV ou uma exportação do programa atual. Se o que tiver for a caderneta predial, também serve — o importador lê a folha e diz-lhe o que não entendeu antes de gravar qualquer coisa.
Fixar a data de corte e os saldos
Escolhe-se um dia. Tudo o que é anterior entra como saldo de abertura por fração; tudo o que é posterior passa a ser lançado aqui. Não se importam anos de histórico — importa-se a posição, que é o que tem de estar certo.
Correr os dois em paralelo um trimestre
Emite-se nos dois, lança-se nos dois e compara-se. Se ao fim de três meses os saldos de todas as frações baterem, a migração está provada. Se não baterem, descobre-se porquê antes de haver um condómino a receber um aviso errado.
Desligar o antigo
Fica um arquivo do que estava lá, e a partir desse dia há um só sítio onde as contas se fazem. Ajudamos a preparar a comunicação aos condóminos.
O que costuma dar trabalho.
Vale mais dizê-lo antes. Nenhuma migração de condomínios é indolor, e a dor está quase sempre nos mesmos três sítios.
- Permilagens
A soma não dá mil
Acontece com frequência em prédios antigos, e às vezes o erro está no programa anterior e não no título. Verifica-se contra o título constitutivo antes de emitir a primeira quota.
- Imputação
Pagamentos sem saber a que encargo pertencem
Muitos programas guardam só o saldo. Sem saber que pagamento pagou que encargo não se consegue responder ao artigo 1424.º-A. Reconstrói-se por ordem de vencimento, e fica registado que foi uma reconstrução.
- Partes comuns
Garagens, sótãos e o que ninguém sabe de quem é
Um corpo de garagens separado, com telhado corrido e portas individuais, não se reparte como o prédio principal. É preciso ler o título — e é aqui que damos mais apoio, porque é onde os programas antigos simplesmente desistiram.
O que já importámos.
Não há formato mágico: há um importador que lê folhas de cálculo e mostra o que percebeu antes de gravar. Estes são os pontos de partida mais comuns.
Folhas de cálculo
Excel ou CSV, uma folha por prédio ou tudo numa. O caso mais comum, e o mais simples.
Outro programa de condomínios
Se exportar para Excel ou CSV, entra. Se só imprimir para PDF, pedimos os mapas de frações e de saldos e tratamos disso.
Caderneta predial
Frações, tipologia e permilagens tiradas da caderneta, para quem está a começar de zero.
Base de dados
Se tiver acesso à base de dados do programa antigo, tratamos disso. Foi assim que migrámos o nosso primeiro condomínio.
Mande-nos o que tem.
Dizemos-lhe o que dá para importar e o que vai dar trabalho, antes de assinar coisa nenhuma.